Risicomanagement is essentieel voor het garanderen van onze kerntaken. Beeld en Geluid inventariseert en beperkt de risico’s die de uitvoering van deze kerntaken kunnen belemmeren. Risicomanagement vormt om die reden een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
Onderdeel van het risicobeleid is dat er steeds zorgvuldig wordt afgewogen welke risico’s de organisatie loopt, welke beheersmaatregelen daartegenover staan en hoe we grip kunnen houden op de effectiviteit van deze maatregelen.
Beeld en Geluid hanteert bovendien goede afspraken over de financiële gevolgen van risico’s in relatie tot het weerstandsvermogen van het instituut. Het risicomanagement wordt voornamelijk op strategisch niveau gevoerd. Het is van belang dat dit ook meer structureel deel gaat uitmaken van de dagelijkse aansturing van het instituut. Daarom start Beeld en Geluid vanaf medio april 2017 een traject dat dit zal faciliteren. Beeld en Geluid wordt voor deze implementatie bijgestaan door een extern adviseur.
In de volgende paragrafen zijn de belangrijkste risico's beschreven.
Risico's ten gevolge van overheidsbeleid
Beeld en Geluid heeft in juni 2015 bij het ministerie OCW aangeven structurele knelpunten in haar begroting te hebben, die zijn ontstaan door kosten die voortkomen uit de resultaten van het succesvol afgeronde project "Beelden voor de Toekomst". Het betreft hier kosten voor de opslag en beheer van het gedigitaliseerde materiaal, onderhouden van de kennis en wetenschappelijke functie en het beschikbaar houden van de onderwijsplatforms Het totaal van deze knelpunten is door de Boston Consulting Group vastgesteld op € 2,7 miljoen. Daarnaast is tevens door BCG vastgesteld dat Beeld en Geluid deze knelpunten door efficiencymaatregelen en via verdienmogelijkheden zelf voor € 1,1 miljoen kan oplossen. Beeld en Geluid heeft de conclusies van BCG overgenomen en verwerkt in haar begroting 2017. De staatssecretaris van OCW heeft de aanbevelingen van BCG volledig overgenomen.
Inmiddels hebben de Tweede Kamerverkiezingen plaats gevonden. Gezien de uitslag van die verkiezingen, de inhoud van de verkiezingsprogramma’s en de economische vooruitzichten worden extra bezuinigingen op cultuur en media om politieke en economische redenen niet verwacht. Er kan echter niet met volledige zekerheid worden aangegeven of na de kabinetsformatie beleidswijzigingen worden voorgesteld die van invloed zijn op de bekostiging van Beeld en Geluid. In ieder geval zijn door een aantal partijen ten aanzien van de Culturele Basisinfrastructuur grote structuurwijzigingen aangekondigd die ook op Beeld en Geluid van invloed kunnen zijn, mede vanwege de bekostiging die Beeld en Geluid vanaf 2017 zal ontvangen naar aanleiding van de fusie met het Persmuseum. Dergelijke wijzigingen zullen echter op zijn vroegst pas vanaf 2021 worden geëffectueerd.
Ook kunnen de doorlopende structuurwijzigingen aan de Mediawet of een verschuiving van beleidsdirecties tussen ministeries ertoe leiden dat bepaalde taken die door Beeld en Geluid uitgevoerd worden, en de bijbehorende bekostiging, invloed hiervan ondervinden.
Beeld en Geluid is voor de bekostiging van enkele van zijn activiteiten afhankelijk van bekostiging uit de Cultuurmiddelen en heeft hier gezien zijn rol als knooppunt binnen de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed steeds meer behoefte aan. Ook zullen met ingang van de realisatie van deze fusie met het Persmuseum een aantal nieuwe taken van Beeld en Geluid uit de Culturele basisinfrastructuur (BIS) worden gesubsidieerd. Het is het voornemen van het ministerie van OCW deze middelen aan het einde van de subsidieperiode per 2020 structureel uit de Mediabegroting te dekken.
De afgelopen jaren heeft de overheid veel op media en cultuur bezuinigd en daardoor is het beroep door culturele organisaties op particuliere fondsen enorm toegenomen. Om toch voldoende middelen te kunnen verwerven heeft Beeld en Geluid een begin gemaakt met de professionalisering van de fondsenwerving. Dit zal op korte termijn nog niet tot substantiële resultaten leiden. Het is inmiddels duidelijk dat voor het aanboren van sponsorgelden en andere bijdragen het opbouwen van duurzame contacten met fondsen een absolute vereiste is en dit vergt een lange termijn aanpak. Inmiddels voert Beeld en Geluid gesprekken met private partijen in het kader van mogelijke partnerships rond toekomstige tentoonstellingen en in het kader van de museumvernieuwing.
Governance en positie NPO
De onafhankelijkheid van het toezicht bij Beeld en Geluid is momenteel een belangrijk onderwerp van gesprek. De samenstelling van de Raad van Toezicht en in bijzonder het feit dat (conform statuten) sprake is van zogenaamde benoemingsrechten door Minister en de NPO, sluit mogelijk niet meer aan bij de ontwikkeling die Beeld en Geluid de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en bij de huidige opvatting over governance. EY is ingezet om deze discussie verder te helpen voeren.
Operationele risico’s
De interne beheersing bij Beeld en Geluid is op orde en de er zijn voldoende interne controle maatregelen ter voorkoming van ongewenste handelingen.
M.i.v. 1 januari 2017 is een nieuw geïntegreerd bedrijfssoftware systeem (AFAS) in gebruik genomen om dit te ondersteunen en de organisatie heeft door het verder opleiden van medewerkers en het aantrekken van nieuwe en/of ontbrekende specialisaties het niveau van haar mensen verder opgevoerd. Ook het personeelsbestand en de samenstelling daarvan bij het instituut is kwalitatief goed voorbereid op de ontwikkelingen in de komende jaren en grote wijzigingen zijn hierin niet te verwachten.
Net als andere organisaties heeft Beeld en Geluid te maken met toenemende regelgeving en de noodzaak tot strikte naleving hiervan. Vooralsnog heeft dit niet tot bijzondere risico’s geleid maar de toenemende complexiteit heeft geleid tot het instellen en ontwikkelen van een compliance functie voor het instituut en het verder professionaliseren van de functie van bestuurssecretaris op het gebied van governance en toezicht.
Beheer digitale opslag
Beeld en Geluid voert het beheer van het digitale archief zelf uit en loopt daardoor ook zelf de hiermee samenhangende risico's, zoals bijvoorbeeld storingen die van invloed kunnen zijn op het niveau van de dienstverlening. Ter beperking van het risico op eventuele financiële en reputatieschade heeft Beeld en Geluid personeel aangesteld met de juiste kwalificaties om zoveel mogelijk het beheer van de opslagvoorzieningen die eigendom zijn van Beeld en Geluid op eigen kracht te kunnen uitvoeren. Daarnaast blijft externe ondersteuning beschikbaar.
Beheer en doorontwikkeling nieuwe Media Asset Management systeem
Op termijn betreft het risico met name instabiliteit (bedrijfszekerheid) van het systeem en verminderde flexibiliteit, zoals het vermogen van het systeem om tegemoet te komen aan de (toekomstige) wensen van klanten en gebruikers. Op de korte termijn hebben we te maken met de implementatie van de onderwijsplatforms. Naast de impact die dit heeft op het MAM systeem zoals het nu wordt ingericht hebben we ook te maken met prijsrisico's en de risico's die volgen uit de aanbestedingsplicht die voor Beeld en Geluid geldt.
Zoals het er nu uitziet gaat de ontwikkeling van de additioneel aan het MAM systeem te koppelen onderwijsplatforms € 750.000 meer kosten dan aanvankelijk begroot. Deze hogere kosten kan Beeld en Geluid opvangen middels een activa bestemmingsreserve maar het is vooralsnog onbekend in hoeverre deze kosten hiertoe beperkt blijven.
De aanbestedingsplicht voor deze ontwikkeling leidt tot risico's omdat de uitkomst van dergelijke aanbestedingen niet te voorspellen zijn. Te denken hierbij valt aan extra benodigde doorlooptijd en problemen in de aansluiting op het MAM.
Ook de knooppuntfunctie van Beeld en Geluid leidt tot het aansluiten van partners op het systeem. De hierdoor te ontstane zwaardere belasting van het systeem zou kunnen leiden tot performance problemen.
Het MAM is een belangrijk onderdeel van de core business van Beeld en Geluid en daarom krijgen de risico's rond continuïteit en performance de volle aandacht en wordt het risicomanagement hieromtrent ook geprofessionaliseerd.
Afspraken gebruik collecties
Van het grootste deel van de collectie berusten de intellectuele eigendomsrechten bij derden. Dit materiaal mag meestal slechts onder voorwaarden door Beeld en Geluid worden gebruikt of aan anderen ter beschikking worden gesteld. Deze voorwaarden zijn soms vooraf bepaald maar worden ook vaak ad hoc afgesproken. Beeld en Geluid heeft de verplichting deze intellectuele eigendomsrechten te respecteren. Mede door de veelheid aan verschillende afspraken en de zorgvuldigheid waarmee Beeld en Geluid de aan hem toevertrouwde collecties beheert, neemt Beeld en Geluid adequate maatregelen om deze belangrijke rechtenbeheerstaak te bewaken.
Archiefovereenkomst
De vernieuwing van de Archiefovereenkomst is voor wat betreft de NPO in 2015 tot een goede afronding gekomen, zodat de externe dienstverlening zonder problemen kon worden vervolgd. Echter, met de collectieve beheersorganisaties, NVPI en OTP worden momenteel nog onderhandelingen gevoerd over een nieuwe Archiefovereenkomst. Spoedige afronding hiervan wordt verwacht.
Uitstroom kennis
Als gevolg van de reorganisatie in 2014 is een aantal mensen vertrokken dat over bijzondere kennis en expertise voor Beeld en Geluid beschikte. Het vertrek van deze mensen (en hun kennis) is inmiddels voldoende gecompenseerd en vormt verder geen risico meer voor de continuïteit.
Alhoewel er altijd specialisten zullen vertrekken wordt dit risico nu niet meer als bovenmatig beschouwd. Integendeel, Beeld en Geluid, is, mede door de organisatie-aanpassingen ten gevolge van de reorganisatie een plek geworden waar medewerkers weer met plezier werken en in staat worden gesteld zichzelf te ontplooien. DIt blijkt ook uit de resultaten van een uitgebreid medewerkersonderzoek dat eind 2016 is afgerond. Overigens verwachten we wel dat Beeld en Geluid als gevolg van de aantrekkende economie en verkrapping van de arbeidsmarkt vaker dan in voorgaande jaren zal worden geconfronteerd met medewerkers die elders kunnen gaan werken. Met het oog op dat risico wordt goed gemonitord hoe sleutelmedewerkers er voor staan en hoe Beeld en Geluid hen zodanig kan begeleiden en faciliteren dat het voortzetten van hun carrière bij Beeld en Geluid aantrekkelijk genoeg is. Daarnaast zal er worden voorzien in het opleiden van jong talent dat kan worden ingezet op het moment dat sleutelposities vacant komen. Ook verbindt Beeld en Geluid zich aan een aantal start-ups in het mediaveld door hen ruimte te verschaffen en toegang tot de content te bieden. Op die manier blijft de organisatie nauw met nieuwe ontwikkelingen en nieuw talent verbonden.
Financiële risico’s
Lagere of negatieve rente-inkomsten
Na een aantal jaren van almaar dalende rentetarieven lijkt het laagste punt inmiddels nog niet te zijn bereikt. Toch komen er steeds meer aanwijzingen dat de rente op korte termijn weer wat zou kunnen stijgen, maar desondanks staat er nog steeds een neerwaartse druk op de spaarrentes. Beeld en Geluid heeft een ruime liquiditeitspositie en heeft daarom ook last van lage spaarrentes. In de begroting houdt Beeld en Geluid daarom rekening met zeer lage rentestanden en derhalve vormen de rentes momenteel een hanteerbaar risico voor de begroting. Een deel van de liquiditeit zal in de toekomst aangewend moeten worden voor het aflossen van het vreemde vermogen. Dit betreft een nominale verplichting waarop inflatie geen invloed heeft.
Hogere stijging personele lasten dan voorzien in het jaarlijkse accres
In het jaarlijkse accres dat Beeld en Geluid ontvangt is de gemiddelde loonkostenstijging in Nederland meegenomen. Wanneer de stijging van de gemiddelde loonsom bij Beeld en Geluid harder stijgt dan het landelijk gemiddelde ontstaat er een discrepantie tussen vergoeding en kosten. Stijging van de personeelslasten kunnen naast de reguliere verhogingen conform CAO en landelijke premies werknemersverzekeringen ook ontstaan door specifiek voor Beeld en Geluid geldende oorzaken. De toenemende afhankelijkheid van dure technische specialisten, hogere pensioenpremies (de dekkingsgraad bij het Pensioenfonds voor de media is te laag) kunnen oorzaken zijn van een sterkere stijging van lasten.
In de (meerjaren)begroting houdt Beeld en Geluid daarom voorzichtigheidshalve rekening met een hogere stijging van de personele lasten ten opzichte van de daarvoor verstrekte vergoeding.
Terugvallende bezoekcijfers
De bezoekersaantallen lagen eind 2015 op een gemiddeld niveau (sinds de opening eind 2006) en daarmee onder het begrote aantal. Ondanks dat Beeld en Geluid verwacht dat het bezoek (mede op basis van de huidige en nieuwe tijdelijke tentoonstelling) zal aantrekken valt het echter niet uit te sluiten dat de jaarlijkste bezoekersaantallen op het huidige, gemiddelde niveau van ca. 215.000 blijft. In de begroting 2017 is hiermee rekening gehouden en dat zal ook gebeuren in de begroting 2018. Het bestanddeel niet betalende bezoekers neemt de laatste jaren ook toe. Dit zijn bezoeken aan bijvoorbeeld de Open Studiodagen en gedeeltelijk ook tijdens de Top 2000. Bezoekers die op dergelijke grootschalige events afkomen combineren niet altijd hun bezoek aan deze evenementen met een bezoek aan de Experience.
Hogere investeringen nieuwe MAM-systeem
Het risico bestaat dat gedurende het implementatietraject van het nieuwe MAM-systeem onevenredig veel zaken naar voren komen, waarmee in de offertes bij de afsluiting van de contracten geen rekening is gehouden, bijvoorbeeld omdat er vanuit de interne of externe klant aanvullende wensen zijn.
