Algemene toelichting op de jaarrekening 2016

Vergelijkende cijfers

In dit financieel jaarverslag zijn ter vergelijk de door het ministerie van OCW goedgekeurde begroting voor het jaar 2016 opgenomen en de begroting voor 2017. Tevens zijn de jaarcijfers 2015 opgenomen. Ten opzichte van de in de jaarrekening 2015 gepresenteerde cijfers zijn enkele presentate aanpassingen gemaakt om het vergelijking te vereenvoudigen.

Additioneel gefinancierde activiteiten

Beeld en Geluid maakt intern onderscheid tussen structureel en additioneel gefinancierde activiteiten. Deze taken behoren tot de kerntaken van Beeld en Geluid maar de additionele gefinancierde activiteiten kunnen slechts dan uit gevoerd worden wanneer er additionele middelen beschikbaar gesteld worden. Dit kunnen subsidies zijn die verstrekt worden door het ministerie OCW en de Europese commissie. Ook andere ministeries en andere instanties verstrekken soms deze additionele middelen. In het financieel verslag worden deze activieiten niet afzonderlijk verantwoord. Wel worden de structurele en additionele financiering apart gepresenteerd.

De laatste jaren zien we bij de additioneel gefinancierde activiteiten dat er minder voorgefinancierd wordt. De bedragen vooruitontvangen subsidie nemen af en de post nog te ontvangen subsidie neemt toe. Gezien de liquiditeitspositie en de huidige lage rentevergoedingen leidt dit niet tot knelpunten.

Naast de genoemde middelen voor de additionele gefinancierde activiteiten ontvangt Beeld en Geluid middelen vanuit fondsen en/of goede doelenloterijen, zoals de BankGiroLoterij. De activiteiten die hiermee uitgevoerd kunnen worden, worden in het financieel jaarverslag niet apart verantwoord maar de ontvangen middelen wel.

BankGiroLoterij

De jaarlijkse bijdrage van de BankGiro Loterij aan Beeld en Geluid wordt aangewend om publiekspresentaties te maken rond media, mediacultuur en audiovisueel erfgoed. Deze bijdrage bestaat uit een vaste bijdrage van driehonderdduidend euro en een variabel bedrag dat door de deelnemers van de BankGiro Loterij geoormerkt is voor Beeld en Geluid. In 2016 kreeg Beeld en Geluid € 79.859,- uit dit geoormerkt meespelen door de deelnemers van de BankGiro Loterij in 2015.

De structurele bijdrage uit de opbrengst van 2015 is in 2016 gedeeltelijk besteed aan de realisatie van de tijdelijke tentoonstelling Let's YouTube, die loopt van 7 oktober 2016 tot 9 juli 2017. Deze tentoonstelling spreekt een brede doelgroep aan. Rond de tentoonstelling zijn ook publieksevenementen georganiseerd met diverse YouTubers voor diverse doelgroepen.

Een deel van de structurele bijdrage van de BankGiro Loterij is aangewend voor actualisatie en vernieuwing van de vaste museale opstelling, de Experience. De nieuwe vaste exhibit 'FREEZE! AN ADVENTURE IN 100 FRAMES' van animatiestudio Job, Joris en Marieke is geïnstalleerd.

Tevens is een deel van de bijdrage aangewend voor een programmering over sport en media in de sportzomerprogrammering over legendarische sportverslaggevers op radio en televisie.

Knelpunten

Eind 2014 is het project "Beelden voor de Toekomst" afgerond. Tijdens de afronding was reeds bekend dat Beeld en Geluid kampte met een knelpunt van € 1 miljoen voor de kosten van difgitale opslag en datamanagement. Dit knelpunt is in 2015 opgelost doordat Beeld en Geluid op verzoek van het ministerie het knelpunt bekostigd heeft door dit vanuit haar algemene reserve te bekostigen. Tijdens de eerste maanden van 2015 bleek dat er nog enkele knelpunten bestonden rond het voortzetten van een aantal activiteiten vanuit Beelden voor de Toekomst. Deze knelpunten zijn in 2015 opgelost door onder meer het uitstellen van onderhoud.
De knelpunten gezamenlijk werden berekend op € 2,5 miljoen. De knelpunten bestonden uit kosten voor digitale opslag, datamanagement, onderwijsplatforms, kennisfunctie en het voortzetten van de digitaliseringstraat.
Voor 2016 heeft het ministerie deze knelpunten via de toekenning van een incidentele vergoeding opgelost onder de toezegging dat er voor 2017 gezocht zou worden naar een structurele oplossing. Zij heeft hiervoor de Boston Consulting Group (BCG) opdracht gegeven een onderzoek naar deze knelpunten en de financieringsbehoefte van het instituut uit te voeren. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode juni - september 2016. Uit dit onderzoek is gebleken dat de knelpunten € 2,7 miljoen bedroegen en dat Beeld en Geluid zelf in staat is om in haar exploitatie € 1,1 miljoen financiële ruimte voor deze knelpunten te vinden. Omdat het tijd kost deze ruimte te realiseren heeft BCG berekend dat Beeld en Geluid in 2017 € 2 miljoen nodig heeft en in 2018 1,67 miljoen. De staatssecretaris heeft de aanbevelingen overgenomen en daarmee ontvangt Beeld en Geluid een aanvullende vergoeding voor 2017 van € 2.000.000.

Management control en ABM

Naast de financiële aanbevelingen heeft BCG aanbevolen het management control systeem robuuster te maken en in te richten met als uitgangspunten de zes benoemde hoofdactiviteiten van het instituut. Deze hoofdactiviteiten zijn: mediaarchief, mediamuseum, onderwijs & educatie, kennis en knooppuntfunctie, bedrijfsvoering en directie & staf. De begoting 2017 is nog ingericht op basis van de organisatie-indeling maar intern wordt inmiddels gemanaged op basis van activiteiten (via de werkwijze van activity based management). Het jaarverslag 2017 zal ook op basis hiervan worden opgesteld. Een en ander heeft impact op de organisatie en in de tweede helft van 2017 zal worden besloten waar in de organisatie eventuele aanpassingen moeten plaatsvinden.

Resultaat 2016

Het resultaat over 2016 is positiever uitgevallen dan begroot. Belangrijke oorzaken zijn:

• Vanwege de grote onzekerheid omtrent een structurele oplossing van knelpunten is Beeld en Geluid terughoudend geweest met het aangaan van nieuwe verplichtingen en het doen van nieuwe investeringen en onderhoud van bepaalde onderdelen.
• De ontwikkeling van het nieuwe MAM-systeem (DAAN) verloopt langzamer dan gepland waardoor bepaalde onderhoudskosten uitgesteld zijn en afschrijvingen niet hebben plaatsgevonden.
• Het project voor de vernieuwing van het museum is later op gang gekomen en uitgaven zijn daarmee ook uitgesteld.

Bovengenoemde ontwikkelingen leiden ook tot een lagere onttrekking aan de bestemmingsreserves. Wanneer deze effecten meegenomen worden valt het resultaat € 947.977 gunstiger uit dan begroot.

In 2014 is een inschatting van de kosten gemaakt voor de vernieuwing van de onderwijsplatforms. Voortschrijdend inzicht en ervaringen met de ontwikkeling van DAAN hebben ertoe geleid dat we nu rekening houden met een tegenvaller van € 750.000 op de investering. Om deze tegenvaller in de toekomstige begrotingen op te kunnen vangen is besloten om dit bedrag ten laste van het resultaat te reserveren voor egalisatie. Na aftrek voor de dotatie aan overige bestemmingsreserves bedraagt het netto resultaat over 2016 € 33.042 wat toegevoegd wordt aan de algemene reserve.

Personele lasten Beeld en Geluid

In het volgende overzicht is de formatieve omvang opgenomen alsmede de pensioen- en sociale premies door Beeld en Geluid afgedragen.

Toelichting sociale lasten en pensioenen